วันพุธที่ 19 พฤศจิกายน พ.ศ. 2557

การตั้งรหัสเข้าถึงไฟล์ Excel

สวัสดีครับ
สำหรับไฟล์ฐานข้อมูลต่างๆ บางอย่่างเราต้องการเข้ารหัสการเข้าใช้งานเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลนั้นๆ

1.คลิกที่เมนู  แฟ้ม
2.เลือกเมนู  บันทึกเป็น

















3.เลือกเมนู  ตัวเลือกทั่วไป

4.ตั้งค่า  รหัสผ่านการเปิดไฟล์
5.ตั้งค่า  รหัสผ่านการแก้ไขไฟล์

 *** เมื่อเราเปิดไฟล์ทุกครั้ง จะมีรหัสผ่านการเปิดไฟล์  ***




การสร้างกราฟใน MS-Excel

สวัสดีครับ
  เมื่อเราใช้ Function นับจำนวนข้อมูลเรียบร้อยแล้ว การสร้างกราฟเป็นการรายงานที่มีรูปแบบที่ดูได้ง่ายสะดวกดี และแยกเป็นสัดส่วน สามารถทำได้ดังนี้

ขั้นตอนการสร้างกราฟด้วย MS-Excel
1.เตรียมสรุปรายงานจำนวนข้อมูลที่ต้องการตามภาพด้านล่าง














2.เลือกเมนู [  แทรก   ]
3.เลือกกราฟ ที่ต้องการ ในตัวอย่าง เลือกกราฟแบบวงกลม
4.เลือกรูปแบบกราฟ  ตามภาพด้านล่าง

















5.คลิกขวา พื้นที่ของการแสดงผลกราฟ
6.เลือกข้อมูล ที่ต้องการแสดงผล  ตามภาพด้านล่าง



















7.กดปุ่ม เพิ่ม  เพื่อเลือกรายการข้อมูล ตามภาพด้านล่าง













8.เลือก ชื่อชุดข้อมูล คือส่วนที่คำอธิบายของกราฟ
9.เลือก ค่าของข้อมูล คือส่วนของข้อมูลในกราฟ  ตามภาพด้านล่าง

















10.แสดงข้อมูลที่เลือก เพื่อต้องการสร้างตาราง  ตามภาพด้านล่าง




















*** เมื่อเรียบร้อยกดปุ่ม ตกลง เพื่อยืนยันการสร้างตาราง

11.กดปุ่ม แก้ไข เพื่อเลือกป้ายชื่อแกน แนวนอนข้อมูล ตามภาพด้านล่าง
12.กดเลือก ข้อมูล
13.ขอบเขตของ ป้ายชื่อคำอธิบายของข้อมูล



















14.เมื่อเลือกเรียบร้อย จะแสดงตามภาพ จากนั้นกดปุ่ม ตกลง เพื่อยืนยันการระบุป้ายชื่อ














15.คลิกขวา เพื่อตั้งค่าป้ายชื่อข้อมูล
16.เลือก เพิ่มป้ายชื่อข้อมูล ตามภาพด้านล่าง
















17.แสดงป้ายชื่อข้อมูล คือค่าของข้อมูลจากตารางฐานข้อมูล
18.เลือก จัดรูปแบบป้ายชื่อข้อมูล   ตามภาพด้านล่าง















*** เมื่อเลือกแล้วจะแสดงการตั้งค่า รูปแบบป้ายชื่อข้อมูลตามภาพด้านล่างนี้  ***























**** เสร็จสิ้นเรียบร้อยการสร้างกราฟ แสดงผลครับ  ***

การเขียนสูตร Funtion ต่างๆ ใน MS-Excel

สวัสดีครับ
  เมื่อเราออกแบบตารางฐานข้อมูล Excel เรียบร้อยแล้ว มีอีก Function หนึ่งที่จำเป็นต้องใช้ในการนับจำนวน และคำนวนค่าต่างๆใน Cell ได้ดังนี้

1.COUNTIF(ขอบเขต, เงื่อนไข) คือใช้นับจำนวน
- ขอบเขต    คือขอบเขตของ cell ที่ต้องการให้นับ ในที่นี้ ถ้านับอายุ คือ B2:B5 ถ้านับตามเพศ คือ C2:C5
- เงื่อนไข    คือข้อกำหนดในการนับ เช่น นับเฉพาะเพศชาย เป็นต้น

2.MID(ขอบเขต,ตัวแรก,ตัวที่ต้องการ) คือใช้ตัดตัวอักษร


 B2 คือคำว่า "นายสมชาย ตั้งใจเรียน"
 MID(B2,1,3) จะได้คำว่า "นาย"

3.If(เงี่อนไข,เป็นจริง,เป็นเท็จ) คือใช้ตรวจสอบเงื่อนไข
 B2 คือคำว่า "นายสมชาย ตั้งใจเรียน"
 MID(B2,1,3) จะได้คำว่า "นาย"
=IF(MID(B2,1,3)="นาย","ชาย","หญิง")
 หากข้อมูลกรอกว่า "นาย" จะได้คำว่า "ชาย"

 B2 คือคำว่า "นางสาวสินใจ ไม่มาเรียน"
 MID(B2,1,3) จะได้คำว่า "นาง"
=IF(MID(B2,1,3)="นาย","ชาย","หญิง")
 หากข้อมูลกรอกว่า "นางสาว" หรือ "นาง" จะได้คำว่า "หญิง"

 4.การหาค่าร้อยละ
 ร้อยละ = (สิ่งที่เกิดขึ้นจริง * 100) / ข้อมูลทั้งหมดของสิ่งที่เกิดขึ้นจริง
-เพศชาย    12    คน    สูตร =12*100/30  จะได้ 40%
-เพศหญิง   18    คน    สูตร = 18*100/30  จะได้ 60%
รวม    30    คน